O que o Decreto 10.540/2020 exige de um sistema SIAFIC
O Decreto federal nº 10.540/2020 obriga cada ente federativo a manter um único sistema de execução orçamentária, administração financeira e controle, usado por todos os Poderes do ente, incluído o Tribunal de Contas quando houver. Abaixo está o que a norma exige, artigo por artigo, com o texto legal ao lado de cada resposta.
Texto legal conferido em Decreto 10.540/2020 no Planalto, com a redação dada pelo Decreto nº 11.644/2023. Página atualizada em .
O que é o SIAFIC?
SIAFIC é a sigla de Sistema Único e Integrado de Execução Orçamentária, Administração Financeira e Controle. É o sistema em que o ente federativo registra os atos e fatos que afetam o seu patrimônio, e o Decreto federal nº 10.540/2020 estabelece o padrão mínimo de qualidade que esse sistema precisa cumprir.
Não é um sistema do governo federal que o município passa a usar. É o sistema do próprio município, contratado ou desenvolvido por ele, que precisa atender ao padrão do decreto. O decreto regulamenta o art. 48-A da Lei Complementar nº 101/2000, a Lei de Responsabilidade Fiscal.
Prefeitura e câmara municipal precisam usar o mesmo sistema?
Sim. O Siafic é único por ente federativo e é utilizado por todos os Poderes e órgãos do município, o que inclui a câmara municipal e o Tribunal de Contas do Município, quando houver. O art. 1º, § 6º veda expressamente a existência de mais de um Siafic no mesmo ente, mesmo que os sistemas consigam se comunicar por transmissão de dados.
É a exigência que mais muda a decisão de compra e a que menos aparece em material público. Um contrato de contabilidade só do Executivo, com a câmara em outro fornecedor, não atende ao decreto por mais bem integrados que os dois sistemas estejam. A integração entre sistemas diferentes é justamente a hipótese que o § 6º fecha.
O § 1º define de quem é a responsabilidade: a solução é mantida e gerenciada pelo Poder Executivo, resguardada a autonomia dos demais Poderes. Os órgãos referidos no art. 20 da Lei Complementar nº 101/2000 incluem, no município, o Legislativo com o seu Tribunal de Contas, quando houver.
O Siafic será único para cada ente federativo e permitirá a integração com outros sistemas estruturantes, conforme o disposto nos incisos I e II do caput do art. 2º, vedada a existência de mais de um Siafic no mesmo ente federativo, mesmo que estes permitam a comunicação, entre si, por intermédio de transmissão de dados.
Decreto 10.540/2020, art. 1º, § 6º
O que precisa estar em cada registro contábil?
Seis elementos, no mínimo: a data da ocorrência da transação, a conta debitada, a conta creditada, o histórico com referência à documentação de suporte, o valor e o número de controle dos registros eletrônicos que integram um mesmo lançamento. É o art. 4º, § 6º do Decreto 10.540/2020.
O sexto item é o que mais passa batido na leitura rápida. O número de controle é o que amarra as partes de um lançamento: é ele que permite reconstituir o lançamento inteiro depois, a partir de qualquer uma delas. Sem esse número, a auditoria tem linhas soltas em vez de um fato.
O § 1º do mesmo artigo exige que o registro represente integralmente o fato ocorrido, pelo mecanismo de débitos e créditos em partidas dobradas, em idioma e moeda corrente nacionais.
Os seis elementos do art. 4º, § 6º
- I - a data da ocorrência da transação
- II - a conta debitada
- III - a conta creditada
- IV - o histórico da transação, com referência à documentação de suporte, de forma descritiva ou por meio do uso de código de histórico padronizado
- V - o valor da transação
- VI - o número de controle dos registros eletrônicos que integrem um mesmo lançamento contábil
Dá para lançar com data diferente da data do fato?
Não. O art. 4º, § 10, inciso II veda a geração de registro cuja data não corresponda à data do fato contábil ocorrido, ressalvado apenas o disposto no art. 6º, que trata dos prazos de fechamento. Na prática, o sistema precisa recusar data futura e não pode deixar que alguém escolha livremente a data de um lançamento para encaixá-lo num mês mais conveniente.
O mesmo § 10 fecha outras três portas: o controle periódico de saldos sem individualizar o registro de cada fato, a alteração de código-fonte ou de base de dados que modifique a essência do que a contabilidade representa, e ferramentas que refaçam lançamentos depois do fato, ajustando ou não a numeração sequencial.
a geração de registro cuja data não corresponda à data do fato contábil ocorrido, ressalvado o disposto no art. 6º;
Decreto 10.540/2020, art. 4º, § 10, inciso II
No Licinexus GOV o registro entra com a data do fato, e o sistema recusa data futura.
Até quando dá para lançar no exercício?
Até o dia 25 do mês para os registros do balancete do mês imediatamente anterior, até 30 de janeiro para os atos de gestão orçamentária e financeira do exercício anterior, inclusive a inscrição e o cancelamento de restos a pagar, e até 30 de março para os demais ajustes das demonstrações contábeis do exercício anterior. São os três prazos do art. 6º do Decreto 10.540/2020.
O prazo de 30 de março é o ponto em que muito material desatualizado erra: a redação original do inciso III falava em último dia do mês de fevereiro, e foi o Decreto nº 11.644, de 2023, que mudou para 30 de março.
O § 1º não deixa os prazos como recomendação de rotina interna: o Siafic deverá impedir registros contábeis após o balancete encerrado nessas datas. É trava de sistema. O § 2º permite que o ente estabeleça prazos menores, nunca maiores, e o § 3º esclarece que o prazo do inciso III independe da data de entrega da prestação de contas anual ao tribunal de contas.
| Até | O que ainda pode ser registrado |
|---|---|
| Dia 25 de cada mês | Registros do balancete do mês imediatamente anterior |
| 30 de janeiro | Atos de gestão orçamentária e financeira do exercício anterior, inclusive inscrição e cancelamento de restos a pagar |
| 30 de março | Demais ajustes das demonstrações contábeis do exercício anterior e informações anuais da Lei de Responsabilidade Fiscal |
No Licinexus GOV a competência fecha por mês, e depois de encerrada o sistema não aceita registro naquela competência.
Como se corrige um lançamento errado no SIAFIC?
Por novo registro, nunca apagando ou editando o original. O art. 5º exige que o Siafic tenha rotinas de correção e anulação por meio de novos registros, assegurada a inalterabilidade das informações originais incluídas após a contabilização, de forma a preservar o registro histórico dos atos.
A consequência prática é visível na tela: o estorno entra como lançamento próprio e o erro continua aparecendo ao lado da correção. É o que mantém a trilha de auditoria coerente, e é também o motivo de o art. 4º, § 10, III e IV proibirem qualquer ferramenta que refaça lançamento depois do fato.
O Siafic conterá rotinas para a realização de correções ou de anulações por meio de novos registros, assegurada a inalterabilidade das informações originais incluídas após sua contabilização, de forma a preservar o registro histórico dos atos.
Decreto 10.540/2020, art. 5º
No Licinexus GOV a correção é feita por estorno, sem edição do registro original.
O sistema precisa acumular custos por centro de custo?
Sim. O art. 4º, § 9º determina, em uma frase, que o Siafic permitirá a acumulação dos registros por centros de custos. O decreto não define como o ente deve desenhar esses centros, o que costuma gerar dúvida na implantação, mas exige que o sistema saiba acumular por eles.
A exigência conversa com o art. 1º, § 1º, V, que coloca entre as finalidades do Siafic evidenciar as informações necessárias para subsidiar a apuração dos custos dos programas e das unidades da administração pública.
O Siafic permitirá a acumulação dos registros por centros de custos.
Decreto 10.540/2020, art. 4º, § 9º
O que precisa aparecer no portal da transparência?
Oito informações de despesa e cinco de receita, no mínimo, em meio eletrônico de amplo acesso público. O art. 2º, inciso X define esse meio como sistema, painel de visualização de dados ou sítio eletrônico que não exija cadastramento de usuário nem senha para acesso, o que na prática proíbe portal de transparência atrás de login.
Do lado da despesa, o art. 8º, I exige: empenho, liquidação e pagamento; o número do processo que instrui a execução; a classificação orçamentária com unidade, função, subfunção, natureza, programa, ação e fonte de recursos; os desembolsos independentes da execução orçamentária; o beneficiário do pagamento com CPF ou CNPJ; os convênios; o procedimento licitatório ou a sua dispensa ou inexigibilidade; e a descrição do bem ou do serviço.
Do lado da receita, o art. 8º, II exige os dados e valores relativos à previsão na lei orçamentária anual, ao lançamento, à arrecadação, ao recolhimento e à classificação orçamentária com a natureza da receita e a fonte de recursos.
O prazo vem do art. 2º, inciso IX: disponibilização em tempo real significa até o primeiro dia útil subsequente à data do registro contábil no Siafic. Não é instantâneo, e também não é mensal.
meio eletrônico de amplo acesso público - sistemas, painéis de visualização de dados e sítios eletrônicos que não exijam cadastramento de usuário ou utilização de senha para acesso;
Decreto 10.540/2020, art. 2º, inciso X
a pessoa física ou jurídica beneficiária do pagamento, com seu respectivo número de inscrição no CPF ou no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica - CNPJ, inclusive quanto aos desembolsos de operações independentes da execução orçamentária, exceto na hipótese de folha de pagamento de pessoal e de benefícios previdenciários
Decreto 10.540/2020, art. 8º, I, e)
Quem pode acessar o SIAFIC, e como?
Só usuário cadastrado e habilitado, identificado por número de inscrição no CPF ou por certificado digital, com código de identificação próprio e intransferível. O art. 11, § 1º veda a criação de usuários genéricos sem identificação por CPF, ou seja, aquele login de setor que várias pessoas usam.
O § 2º condiciona o cadastramento a dois requisitos: autorização expressa da chefia imediata ou de servidor hierarquicamente superior, e assinatura do termo de responsabilidade pelo uso adequado do sistema. O § 3º admite dois mecanismos de autenticação, código CPF e senha ou certificado digital com código CPF, e o § 5º exige que a documentação de cadastro fique em arquivo eletrônico centralizado, consultável pelos órgãos de controle.
É por isso que a entrada de um Siafic não oferece criar conta: autocadastro ofereceria exatamente o que a norma condiciona a autorização de chefia e termo assinado.
O caput do art. 11 acrescenta a segregação de funções, no mínimo entre execução orçamentária e financeira, controle e consulta, e veda que uma unidade gestora acesse os dados de outra, salvo níveis específicos definidos na política de acesso.
O acesso ao Siafic para registro e consulta dos documentos apenas será permitido após o cadastramento e a habilitação de cada usuário, por meio do número de inscrição no CPF ou por certificado digital, com a geração de código de identificação próprio e intransferível, vedada a criação de usuários genéricos sem a identificação por CPF.
Decreto 10.540/2020, art. 11, § 1º
No Licinexus GOV cada usuário é identificado por CPF, sem login compartilhado de setor.
O que a trilha de auditoria precisa registrar?
Toda operação de inclusão, exclusão ou alteração de dados feita pelos usuários, com no mínimo três informações: o código CPF do usuário, a operação realizada e a data e a hora da operação. É o art. 12 do Decreto 10.540/2020, e o parágrafo único determina que a consulta a esses registros fique com acesso restrito a usuários autorizados.
A regra só funciona junto com o art. 11. Sem identificação individual por CPF, o registro de auditoria apontaria para um login de setor e deixaria de responder a pergunta que ele existe para responder, que é quem fez.
O registro das operações de inclusão, exclusão ou alteração de dados efetuadas pelos usuários será mantido no Siafic e conterá, no mínimo: I - o código CPF do usuário; II - a operação realizada; e III - a data e a hora da operação.
Decreto 10.540/2020, art. 12
No Licinexus GOV a trilha de auditoria guarda o CPF de quem operou, a operação e a data e hora.
O documento contábil precisa identificar o sistema e o desenvolvedor?
Sim. O art. 9º, inciso III exige conter, no documento contábil que gerou o registro, a identificação do sistema e do seu desenvolvedor. Vale para o documento que sai do sistema para ser impresso ou arquivado, como a nota de empenho, o termo de liquidação e a ordem de pagamento.
Os outros dois incisos do art. 9º completam os requisitos tecnológicos: permitir armazenamento, integração, importação e exportação de dados no formato e na periodicidade definidos pelo órgão central de contabilidade da União, e ter mecanismos que garantam a integridade, a confiabilidade, a auditabilidade e a disponibilidade da informação registrada e exportada.
conter, no documento contábil que gerou o registro, a identificação do sistema e do seu desenvolvedor.
Decreto 10.540/2020, art. 9º, inciso III
No Licinexus GOV a nota de empenho, o termo de liquidação e a ordem de pagamento saem com o rodapé de identificação do sistema e do desenvolvedor.
O decreto exige proteção contra acesso direto ao banco de dados?
Sim. O art. 14 exige que a base de dados do Siafic tenha mecanismos de proteção contra acesso direto não autorizado. O § 1º restringe o acesso direto aos administradores responsáveis pela manutenção do sistema, identificados por CPF e com termo de responsabilidade armazenado eletronicamente.
O § 2º vai além do controle de quem entra: na hipótese desse acesso, fica vedada a manipulação da base de dados, e cada operação realizada é registrada em histórico gerado pelo próprio banco de dados, os logs.
O § 3º sujeita esses administradores a responsabilização individual e proíbe duas condutas: divulgar informações da base com finalidade diversa do cumprimento do decreto, e alterar dados, exceto para sanar incorreções decorrentes de erro ou mau funcionamento do sistema, mediante autorização expressa do órgão responsável pelo gerenciamento do Siafic.
Na hipótese de acesso de que trata o § 1º, fica vedada a manipulação da base de dados e o Siafic registrará cada operação realizada em histórico gerado pelo banco de dados (logs).
Decreto 10.540/2020, art. 14, § 2º
O decreto exige cópia de segurança da base?
Sim. O art. 15 determina que seja realizada cópia de segurança da base de dados do Siafic que permita a sua recuperação em caso de incidente ou de falha, preferencialmente com periodicidade diária, sem prejuízo de outros procedimentos de segurança da informação.
O anexo de padrão mínimo de qualidade do decreto lista esse item como manter cópia de segurança da base de dados que permita a sua recuperação em caso de incidente ou de falha, com periodicidade diária. É um dos pontos que o tribunal de contas costuma cobrar na verificação do padrão mínimo, e que depende tanto do sistema quanto da rotina de infraestrutura do ente.
Deverá ser realizada cópia de segurança da base de dados do Siafic que permita a sua recuperação em caso de incidente ou de falha, preferencialmente com periodicidade diária, sem prejuízo de outros procedimentos de segurança da informação.
Decreto 10.540/2020, art. 15
Existe homologação ou certificação de sistema SIAFIC?
Não. Nenhum órgão homologa, certifica ou credencia um software como SIAFIC. O Decreto 10.540/2020 estabelece um padrão mínimo de qualidade, e o cumprimento desse padrão é apurado no ente federativo, em geral pelo tribunal de contas que julga as contas daquele órgão. Quem responde pela conformidade é o ente, não o fornecedor.
A consequência é direta para quem está comprando: fornecedor que se apresenta como sistema homologado ou certificado para SIAFIC está descrevendo algo que não existe. O que dá para verificar em uma proposta é outra coisa, e é verificável item a item: se o sistema é único para todos os Poderes, se impede registro depois do balancete encerrado, se corrige por estorno, se identifica cada usuário por CPF, se o documento contábil traz a identificação do sistema e do desenvolvedor, e se o portal de transparência abre sem cadastro.
Fontes
O texto integral da norma está na publicação oficial do Decreto 10.540/2020 no Planalto, já com as alterações do Decreto 11.644/2023. Sobre contratação pública em geral, o guia da Lei 14.133/2021 cobre modalidades, prazos e documentos.
O ERP municipal por trás das telas desta página
As capturas acima são da conta de demonstração do Licinexus GOV, o ERP municipal que reúne orçamento, contabilidade, folha, patrimônio, tributos e os portais do município num sistema só. Dá para ver o sistema inteiro em funcionamento antes de qualquer conversa comercial.
As publicações do art. 174 da Lei 14.133/2021 ficam em publicações oficiais.